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Logiciels de comptabilité et logiciels de caisse : la règlementation à respecter

Logiciels de comptabilité et logiciels de caisse : la réglementation à respecter - Cabinet d'expert comptable à Paris Axess ConseilÀ compter du 1er janvier 2018 toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de caisse ou d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, devra désormais utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

1 – Les logiciels de caisse, de comptabilité et matériels concernés

Est visé tout matériel qui permet d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement : les logiciels de caisse, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion

Concernant des logiciels de caisse, on en distingue trois principaux :

  • Logiciels de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d’enregistrer des données de règlement mais ils n’ont pas la capacité d’être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d’autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d’encaissement ;
  • Logiciels de caisse reliés à un système informatisé capables d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ;
  • Logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d’enregistrement, de sécurisation et d’archivage des données d’encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

Les logiciels de comptabilité s’entendent des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d’assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d’une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par celle-ci dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc).

Les logiciels de gestion sont quant à eux des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d’assurer des tâches de gestion commerciale : gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, suivi des achats et des stocks, suivi du chiffre d’affaires, etc.

Sont par ailleurs concernés tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d’encaissement par l’utilisation de terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc).

2 – La règlementation des logiciels de caisse à respecter

Dans le cadre de la loi de finances pour l’année 2018, un renforcement du dispositif de certification des logiciels de caisse a été lancé.

La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse, mais elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. A noter qu’il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.

En vue du contrôle de l’administration fiscale les professionnels devraient justifier que ces logiciels et matériels satisfont à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Dans le détail, ces conditions sont les suivantes :

  • Condition d’inaltérabilité

Le logiciel de caisse, le logiciel de comptabilité ou de gestion doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d’origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Autrement dit, si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d’un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s’effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d’origine enregistrées.

Concrètement, ces opérations de correction doivent également donner lieu à un enregistrement et le logiciel ou système doit permettre à l’administration d’accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections.

Pour respecter cette condition d’inaltérabilité, l’intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable.

  • Condition de sécurisation

Le logiciel de caisse, le logiciel de comptabilité ou de gestion doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut notamment s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.

Attention : l’emploi d’une fonction « école » ou « test » destinée à l’enregistrement d’opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit également être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l’utilisation de cette fonction, ainsi que par l’identification de l’opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.

  • Condition de conservation

Le logiciel de caisse, le logiciel de comptabilité ou de gestion qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile).

De plus, les systèmes de caisse doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture – journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) – des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.

Enfin, toutes les données doivent être conservées pendant au mois six ans. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que, pour les logiciels de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système.

Toutefois, lorsque l’entreprise utilise un logiciel de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu’une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l’administration de vérifier l’exhaustivité du flux des données transférées.

  • Condition d’archivage

Les logiciels de caisse, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion doivent permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice.

La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.

Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu’il existe une procédure de purge, mais elles doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Mais avant la mise en œuvre de cette procédure, le logiciel ou le système doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement (données d’origine et éventuelles modifications), avec la date de l’opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.

Cependant, les logiciels de caisse doivent conserver dans un état sécurisé « en ligne », c’est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées. Pour eux donc, la purge n’est que partielle.

Le 02/08/2017 la DGFIP a publié une FAQ (logiciels de caisse) dans laquelle elle répond aux différents acteurs du marché !

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